Quando falamos em processos, estamos nos referindo aos procedimentos de trabalho desenvolvidos em cada um dos setores do IFRJ. A gestão de processos é então o mecanismo que através do foco em processos tem o objetivo de melhorar os procedimentos (ABPMP, 2013) executados pelo IFRJ e com isso alcançar uma gestão mais eficiente, alinhada com a legislação atual e entregando resultados cada vez melhores para a nossa sociedade.
Essa página concentra os processos institucionais, sendo o repositório oficial de armazenamento dos procedimentos definidos e executados em cada setor. O site permite acesso aos processos institucionais já mapeados, separados por suas grandes áreas.
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A Instrução de Serviço PRODIN Nº 002/2020 possui as diretrizes para a Gestão de Processos no IFRJ e foi publicada pela Portaria GR Nº152/2020.
O Tutorial para Modelagem de Processos contém o passo a passo para o desenho dos fluxos de processos.
HISTÓRICO
O incentivo para gerir os processos no âmbito do IFRJ vem do Governo Federal. Há inúmeros pontos da legislação brasileira que direcionam os órgãos públicos para a busca da melhoria na gestão e o alcance da eficiência administrativa.
Nesse contexto, o Decreto Nº 9094/2017, que substituiu o Programa Nacional de Gestão Pública (GesPublica), cita o princípio da eficiência para direcionar as ações dos órgãos federais. Essa legislação indica a aplicação de tecnologia para melhorar processos e procedimentos de atendimento aos usuários dos serviços públicos e ainda propiciar o compartilhamento de informações (BRASIL, 2017a).
Seguindo o mesmo caminho, a Estratégia de Governança Digital (EGD) aponta para a necessidade de redução da complexidade e da duplicação das informações e dos serviços públicos, e a otimização dos processos de negócio, sempre com foco na eficiência da prestação de serviços à sociedade (BRASIL, 2018).
Para que a Administração Pública Federal (APF) siga com o foco na legislação em vigor, entidades de controle como o TCU incentivam ações que devem resultar em aumento da eficiência. Dessa forma, o TCU realiza monitoramento do nível de governança e gestão dos órgãos e entidades da APF. Como resultado de cada monitoramento, o TCU emite um acórdão com os principais pontos que merecem destaque e precisam ser desenvolvidos.
O último Acórdão do TCU (Nº 017.245/2017-6), derivado dos resultados obtidos pelo Levantamento Integrado de Governança Organizacional Pública, realizado em 2017, destaca as necessidades de desenvolvimento: dos processos de Tecnologia da Informação, dos processos de aquisições e dos processos de trabalho em geral.
O documento emitido pelo tribunal indica a priorização da gestão dos processos ao citar que é preciso: estabelecer modelos organizacionais, melhorar a execução das atividades e definir estratégias, planos e processos de trabalho. O acórdão afirma que para estabelecer sua estratégia organizacional, cada órgão deve identificar, mapear e monitorar o desempenho dos seus principais processos.
Por esses motivos, o IFRJ iniciou em 2017 sua gestão de processos. O Núcleo de Governança está à frente desse trabalho institucional, buscando o estabelecimento de boas práticas de trabalho em gerenciamento de processos que possam ser utilizadas por todos os servidores dessa instituição.
REFERÊNCIAS
ABPMP Brasil. Association of Business Process Management Professionals. Guia para o gerenciamento de processos de negócio. Corpo comum de conhecimento ABPMP BPM CBOK v. 3.0. 1. ed., 2013.
BRASIL. Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Estratégia de Governança Digital: Transformação Digital - Cidadania e Governo/Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação. Brasília: MP, 2018. Disponível em: https://www.governodigital.gov.br/EGD/documentos/revisao-da-estrategia-de-governanca-digital-2016-2019.pdf. Acesso em: 08 nov. 2018.
BRASIL. Presidência da República. Casa Civil. Decreto nº 9094/2017, 2017a. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2017/Decreto/D9094.htm. Acesso em: 08 nov. 2018.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão TC 017.245/2017-6. Relatório de Levantamento, 2017b. Disponível em: https://portal.tcu.gov.br/lumis/portal/file/fileDownload.jsp?fileId=8A81881F62B15ED20162D394CE0365D6. Acesso em: 08 nov. 2018.